O tema “Compliance”, ou governança está em alta

Desde janeiro de 2022, a busca pelo termo ESG (Governança ambiental, social e corporativa, em sua sigla em inglês) no motor de pesquisa do Google aumentou em cinco vezes, segundo o Google Trends. Isso se deve a uma série de fatores que colocaram a governança em alta na agenda de muitas instituições, tais como:

1. Escândalos de corrupção e má gestão: Uma série de casos de corrupção e má gestão em empresas, governos e outras instituições levaram a um aumento da demanda por maior transparência e prestação de contas.

2. Pressão dos investidores: Os investidores estão cada vez mais exigentes em relação à governança das empresas em que investem, buscando garantir que elas estejam operando de forma sustentável e responsável.

3. Mudanças regulatórias: Regulamentações e leis estão cada vez mais exigentes em relação à governança de empresas.

Portanto, a governança é importante pois ajuda a garantir a transparência, a prestação de contas, a ética e a eficácia das instituições. Uma boa governança também pode aumentar a confiança dos investidores e melhorar o desempenho das empresas e organizações governamentais e não governamentais. Por essas razões, a governança continuará a ser um tema importante e em alta por muitos anos.

Dentro do setor varejista, o Compliance de Estoques pode ser considerado principal fator determinante da governança empresarial. Isso ocorre pois toda atividade exercida por uma empresa varejista é reflexo da sua gestão de estoques. Mas, o que é o compliance de estoques e qual sua relação com riscos empresariais?

Este artigo irá descrever o que é Compliance de Estoque, suas consequências para empresas e possíveis riscos empresariais que ele pode gerar.

O que é Compliance de Estoques

Compliance de estoques é um conjunto de práticas e procedimentos que visa assegurar que a gestão de estoques de uma empresa esteja em conformidade com leis, regulamentos, normas e padrões internos e externos aplicáveis.

Isso significa que as empresas devem adotar medidas para garantir a integridade e confiabilidade das informações relacionadas ao estoque. As medidas devem também garantir a legalidade e a transparência dos processos de gestão de estoques.

O compliance de estoques também inclui a adoção de medidas de controle interno para prevenir e detectar possíveis irregularidades e desvios no estoque, tais como fraudes, erros de contagem ou movimentações indevidas.

Em resumo, o objetivo do compliance de estoques é garantir que as empresas mantenham um gerenciamento eficaz e ético do estoque, assegurando a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis e a manutenção da confiança dos seus stakeholders.

Profissionais do varejo adotando práticas de Compliance de Estoques

Compliance de estoques e riscos à conformidade

A conformidade com as leis e normas regulatórias é um fator importante na gestão de riscos empresariais. As empresas que não estão em conformidade com as normas podem enfrentar multas, sanções e até mesmo processos judiciais. Portanto, a adoção de práticas de Compliance de Estoques ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e normas aplicáveis, reduzindo o risco de sanções e multas.

Segundo pesquisa de 2020 do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), as fiscalizações estaduais aplicam mais de 192 mil autos de infração de ICMS por ano. Segundo a mesma pesquisa, esses autos geram mais de R$69 bilhões em multas para as empresas. Ainda, o IBPT afirma que 80% dos autos de infração de ICMS são aplicados em empresas de grande porte.

Números da fiscalização no Brasil, segundo IBPT (2020)

Os números demonstram o risco expressivo representado por ausência ou por problemas com compliance de estoques. Considerando que empresas de grande porte, por serem mais reguladas e visadas, não compram ou vendem produtos sem notas fiscais, pode-se concluir que boa parte das multas de ICMS são devidas a inconformidades nas obrigações acessórias e não necessariamente na sonegação do imposto.

Entre as inconformidades mais comuns dentro estão as diferenças entre estoque declarado e estoque real. Essas diferenças ocorrem por situações da operação que refletem na informação transmitida, como problemas de cadastro e falta de baixa de itens (caso queira saber mais, entre em nosso artigo que contém os oito principais motivos causadores de multas de ICMS).

Além dos significativos valores das multas de ICMS, prazos para defesa tendem a ser curtos. Ainda, como a responsabilidade fiscal é de cinco anos, a obtenção e análise de informações de exercícios anteriores pode ser demorada e trabalhosa. Ou seja, falta de Compliance de Estoques representa também trabalho excessivo para o Governo, demandando dias de dedicação para atendimento à fiscalização.

O Compliance de Estoques é fundamental e impacta a empresa como um todo

Acima foram citados os principais riscos ao setor de Compliance de uma empresa varejistas. Porém, o compliance de estoques afeta diretamente vários setores da organização. Isso ocorre porque o estoque é um elemento crítico para o funcionamento do negócio, afetando desde as operações diárias até a satisfação do cliente e a lucratividade da empresa.

Alguns dos principais setores, além do de Compliance, que são impactados pelo Compliance de Estoques em uma empresa varejista são:

1. Compras: O departamento de compras é responsável por garantir que os produtos necessários estejam disponíveis em estoque e que as negociações com fornecedores sejam feitas de forma transparente e legal. O compliance de estoques é fundamental para evitar compras excessivas ou inadequadas, o que pode levar a prejuízos financeiros e a perda de credibilidade junto aos fornecedores.

2. Logística: O setor de logística é responsável pelo fluxo de mercadorias desde a entrada no estoque até a entrega ao cliente. O compliance de estoques é fundamental para garantir que as mercadorias sejam armazenadas e movimentadas adequadamente, de acordo com as normas de segurança e regulamentações aplicáveis, evitando possíveis danos ou perdas.

3. Vendas: O setor de vendas é responsável por atender às demandas dos clientes e garantir a satisfação deles. O compliance de estoques é fundamental para garantir que os produtos estejam disponíveis em quantidade suficiente e em boas condições para venda, bem como para evitar problemas como produtos vencidos ou com defeito.

4. Financeiro: O setor financeiro é responsável por controlar os recursos financeiros da empresa e garantir a conformidade com as leis e regulamentações fiscais. O compliance de estoques é fundamental para garantir a acuracidade dos registros contábeis e evitar possíveis irregularidades, tais como roubo ou fraude.

Em resumo, o compliance de estoques afeta vários setores dentro de uma empresa varejista, sendo fundamental para garantir o bom funcionamento do negócio, a satisfação dos clientes, a lucratividade da empresa e a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.

Use tecnologia para evitar riscos

O uso de tecnologias pode ser uma estratégia eficaz para garantir o compliance de estoques em uma empresa. Isso porque as tecnologias permitem um maior controle e visibilidade sobre o estoque, além de automatizar processos e reduzir a possibilidade de erros humanos.

De código de barras à ferramentas de Business Intelligence e automação de processos, o uso de tecnologias pode ser uma estratégia eficaz para garantir o compliance de estoques, reduzindo a possibilidade de erros e irregularidades e permitindo a identificação de oportunidades de melhoria.

Por que as grandes empresas apresentam índice elevado de sonegação de ICMS?

Segundo a EY, a fiscalização no Brasil é uma das mais avançadas do mundo em termos de digitalização. Com tecnologias eficazes, ela é capaz de acompanhar de perto os contribuintes.

Como resultado, a fiscalização aplica mais de 193 mil autos de infrações de ICMS por ano no país, segundo levantamento do IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação).

O levantamento também aponta que esses autos de infrações representam R$ 69 bilhões de reais em multas. E deste valor, 80% correspondem a autos direcionados a grandes contribuintes.

Em um primeiro momento, você pode estar se perguntando: isso quer dizer que o ICMS é tão sonegado assim em grandes empresas?

Não exatamente.

Mesmo pagando suas obrigações principais corretamente, grandes contribuintes podem sofrer autos milionários por diferenças entre o estoque fiscal declarado e o estoque real.

Fluxograma demonstrando o impacto tributário da acuracidade de estoques
Figura: O impacto tributário da acuracidade de estoques

O impacto tributário da acuracidade de estoques

Isso mostra a importância do alinhamento entre estoque declarado e estoque real, pois, se não for bem acompanhado, este ponto pode significar a perda de milhares de reais em receita.

Os desafios na gestão de estoques fazem parte da operação de qualquer empresa que lida com movimentação de mercadorias. Assim como essa diferença entre os estoques.

No entanto, os impactos dessa diferença são preocupantes e vão muito além das multas:

1. Notificações e multas de grande valor

Diferenças no quantitativo de mercadorias se enquadram como omissão de informação. Por isso, compõem uma das multas mais rigorosas que a fiscalização pode aplicar. São autos de infrações de milhões de reais que podem aparecer como surpresa.

2. Trabalho excessivo para o Governo, mais do que para a própria empresa

Montar defesas, avaliar milhares de dados, construir planilhas… essas são algumas atividades não estratégicas que precisam ser feitas constantemente para evitar prejuízos com o fisco.

O resultado são mais horas trabalhando para o Governo do que para a própria empresa. Segundo o Banco Mundial, as empresas gastam quase 2 mil horas somente para calcular obrigações acessórias. Adicionar horas para atendimento ao fisco é ainda mais custoso.

3. O impacto da acuracidade de estoques para ESG

O tema ESG faz parte da agenda de todas as empresas, principalmente as de capital aberto. Boa governança implica em haver exatidão e transparência entre todos os temas corporativos. Por isso, para os estoques não seria diferente: estoques saudáveis são estoques conhecidos, e eles possuem impacto direto nas ações de ESG.

4. Dificuldade para aprovação de créditos tributários

Para recuperação de créditos de tributos como o ICMS-ST, o quantitativo de estoques funciona como base de apuração.

A diferença nos valores informados para Receita pode causar não apenas o indeferimento dos créditos, mas também chamar atenção do fisco para sua empresa e até gerar autos de infrações.

Para evitar essas consequências, buscar soluções para a acuracidade dos estoques é essencial.

Quer ter acuracidade em seus estoques? Entre em contato com a Destock clicando neste link: https://destock.com.br/#contato

Existe uma grande diferença entre estoque fiscal e real. Em consequência, a falta de diferenciação desses conceitos traz prejuízos para o contribuinte.

Setores tributários do atacado e varejo corretamente dão muita atenção à alíquotas, classificação de produtos, entre outros. Contudo, poucas são as empresas que estão atentas à origem de tudo que acontece na companhia: a movimentação de mercadorias.

O grande desafio da área fiscal nesse sentido é que o estoque fiscal não necessariamente é o mesmo que o estoque gerencial, e muito menos que o estoque real presente na loja.

O que é Estoque Fiscal

Estoque fiscal é o quantitativo de mercadoria declarado pela empresa por meio das obrigações acessórias. Ou seja, a movimentação de mercadorias da forma como é vista pela fiscalização.

A diferença do Estoque Fiscal para o Estoque Real

Como a gestão de estoques representa um obstáculo em empresas com grande volume de movimentações, situações fazem com que o estoque da loja fique diferente do que é transmitido para a Receita.

Trabalhando na Destock já presenciei diversas situações. Algumas comuns, como produtos com códigos duplicados e ausência de fatores de conversão. E outras situações mais complexas, como problemas na extração do arquivo no ERP (que alterava códigos de produtos) e uso de CFOPs inapropriados.

Por conseguinte, mesmo dentro de uma empresa com boa gestão de estoques no chão de loja, é possível ter grandes diferenças entre o Estoque Fiscal e o Estoque Real.

Por que ficar atento à diferença entre os estoques?

Os desafios na gestão de estoques fazem parte da operação de qualquer empresa que lida com movimentação de mercadorias. Assim como essa diferença entre os estoques.

No entanto, o resultado dessa diferença é preocupante:

1. Notificações e multas de grande valor

Diferenças no quantitativo de mercadorias se enquadram em omissão de informação. Por isso, compõem uma das multas mais rigorosas que a fiscalização pode aplicar. São autos de infrações de milhões de reais que podem aparecer como surpresa.

2. Trabalho excessivo para o Governo

Montar defesas, avaliar milhares de dados, construir planilhas. Tudo isso feito constantemente para evitar prejuízos com o fisco.

E ainda, isso acontece mesmo com a empresa cumprindo todas as suas obrigações e não causando danos ao erário do Estado.

Dessa forma, o resultado são mais horas trabalhando para o Governo do que para a própria empresa.

3. Dificuldade para aprovação de créditos

Para recuperação de créditos de tributos como o ICMS-ST, o quantitativo de estoques funciona como base de apuração.

A diferença nos valores informados para Receita pode causar não apenas o indeferimento dos créditos, mas também chamar atenção do fisco para sua empresa e gerar autos de infrações

Conheça o Compliance de Estoques e acabe com os riscos do Estoque Fiscal

Para evitar multas, trabalho excessivo para o governo e dificuldade de aprovação de créditos, conheça o trabalho de Compliance de Estoques clicando aqui.

A Receita dispõe de diversos cruzamentos de informações. Com isso, ela é capaz de detectar todas as inconsistências que podem existir no estabelecimento. Dessa forma, desafios da operação ganham grandes proporções por poderem implicar em multas de ICMS.

A difícil gestão do estoque fiscal é uma das barreiras que mais apresentam riscos para varejistas e atacadistas.


A Destock já analisou mais de 150 mil arquivos SPED tendo como foco a qualidade das informações de estoque fiscal.


Veja aqui os principais motivos para autos de infrações de ICMS no quantitativo de estoque:

  1. Saldos de Produtos Inativos
  2. Itens com mesma descrição e códigos diferentes
  3. Produtos com fragrâncias ou sabores
  4. Problemas com fator de conversão entre unidades de medida (0220)
  5. Utilização de CFOP indevido/incorreto
  6. Falta de Registro de Perdas e Roubos
  7. Movimentação interna não registrada
  8. Falta de lançamento de notas fiscais


1) Saldos de Produtos Inativos


Ao tomar a decisão de deixar de comercializar certo produto, é essencial que a baixa em seu estoque remanescente seja registrada fiscalmente e que seu código de cadastro se torne inativo para evitar novas movimentações. Se isso não for feito da maneira correta, ao não registrar saldo do produto no Bloco H, a fiscalização entende que houve omissões de saída, gerando risco de multas de ICMS.


Verifique e valide os saldos dos produtos que não são mais comercializados para evitar notificações em seu SPED Fiscal.


2) Itens com mesma descrição e códigos diferentes


O cadastro de itens iguais em códigos diferentes causa um grande descontrole no estoque. Isso significa que certo item pode entrar com um código e ser vendido com outro. Dessa forma, são geradas omissões de entrada em um código e de saída em outro. Além disso, os saldos segundo as movimentações diferem do saldo final informado no Bloco H.


Essa situação comumente é originada no cadastro de produtos – geralmente por problemas com o fornecedor – ou por problemas no próprio sistema de gestão.


Para evitar essa situação, deve ser feita uma verificação e, em seguida, o saneamento do cadastro de produtos no sistema de gestão.


É importante destacar que essa verificação idealmente deve ser feita diretamente no SPED gerado pelo ERP, ou seja, com as informações que serão enviadas ao Fisco. Dessa forma, é possível identificar com maior facilidade potenciais problemas de integração, por exemplo.


3) Produtos com fragrâncias ou sabores


No caso da venda de produtos com fragrâncias ou sabores, como sucos em pó, é comum de determinado item ser vendido no código de um semelhante mas com sabor diferente. Esse tipo de ocorrência gera omissões de entrada e saída.


É importante saber que, para a fiscalização, pouco importa o sabor do produto. Essa informação é gerencial. Ou seja, se tratando de produtos com a mesma descrição, valor e tributação, tais códigos podem ser unificados no SPED, evitando omissões.


4) Problemas com fator de conversão entre unidades de medida (0220)


Ao cadastrar os produtos é sempre necessário se atentar ao fator de conversão (registro 0220) utilizado.


É importante que caso um produto seja cadastrado com determinada unidade de medida, ele seja vendido da mesma forma. Alguns estabelecimentos colocam o mesmo produto com unidades diferentes (por exemplo: caixa e unidade, ou m² e mm²), gerando problemas.


Por solicitação do fisco, é recomendado que seja utilizada a menor unidade possível. Por exemplo, ao cadastrar uma caixa de refrigerante que contém 12 latas, é recomendado usar um fator de conversão que converta, no sistema, a caixa em 12 unidades. Dessa forma diminuindo o risco de gerar omissões e ocasionar multas de ICMS devido, por exemplo, a um cliente que abriu a caixa e levou apenas uma lata separadamente.


5) Utilização de CFOP indevido/incorreto


O cadastro do CFOP correto da movimentação é essencial para apuração do estoque fiscal. O CFOP deve estar sempre de acordo com a finalidade da movimentação.


Existem CFOPs que não movimentam estoque como, por exemplo, códigos de uso e consumo como o 1556. A comercialização de um item cujo registro de entrada foi feito com CFOPs desta natureza irá acarretar omissões de entrada no Bloco H.

Da mesma forma, o consumo interno de produtos com entrada realizada por CFOPs que movimentam estoque, terá como consequência a geração de omissões de saída no final do exercício fiscal.


6) Falta de Registro de Perdas e Roubos


O tratamento fiscal de produtos que sofrem com perdas ou roubos pode ser complexo pela dificuldade de acompanhamento.


Produtos que não serão comercializados por sofrerem com, por exemplo, o fim de sua vida útil, danos quando manipulados ou furtos, devem ter o devido registro fiscal. A ausência desse registro gera omissões de saída que em larga escala podem representar grandes riscos. Ressalta-se, portanto, a necessidade do monitoramento do quantitativo de estoque real em comparação com o estoque fiscal documentado.


Produtos com baixa vida útil e alto índice de roubos devem ser bem acompanhados e gerenciados para evitar ainda mais problemas com autos de infrações.


7) Movimentação interna não registrada


Toda movimentação, mesmo que de produtos dentro do mesmo CNPJ, deve ser registrada fiscalmente. Isso porque caso ocorra alteração da finalidade de um produto como, por exemplo, um produto destinado a venda que excepcionalmente será destinado a uso interno e o registro de saída deste produto não for realizado, é gerada uma omissão de saída.


Essa é uma situação relativamente comum em estabelecimentos onde, além da venda do produto acabado, também ocorre a produção de itens, como alimentos. Na falta de material para industrialização, itens originalmente direcionados para venda são usados. Sem o devido registro, a fiscalização pode interpretar como omissão de saída e gerar multas de ICMS.


Toda movimentação interna deve ser registrada com o devido CFOP de acordo com cada situação. Para facilitar o registro da entrada e saída da mercadoria é ideal que se parametrize o sistema de gestão para que toda vez que aconteça uma movimentação interna, seja gerado o registro fiscal correspondente.


8) Falta de lançamento de notas fiscais


Comumente, esse tipo de problema acontece por dois motivos:

  • Notas emitidas por fornecedores sem o conhecimento do destinatário;
  • Alta demanda dos profissionais que recebem as mercadorias.


Para evitar que fornecedores emitam notas sem seu conhecimento, torna-se vital o cruzamento de informações entre tudo que foi emitido contra sua empresa e o que realmente entrou em estoque.


No caso da alta demanda de trabalho, notas fiscais de entrada podem não ser lançadas no sistema de gestão. A ausência dessa obrigação acessória é grave e difícil de ser identificada antes de gerar omissões. Então, destaca-se a necessidade da organização dos processos de entrada de mercadoria para evitar que isso aconteça.


O que pode ser feito para evitar problemas no Estoque Fiscal


Percebe-se que os principais motivos para multas de ICMS ou autuações aplicadas nos estoques são gerados na operação ao longo do exercício. Para evitar tais efeitos, é muito importante acompanhar continuamente a realidade fiscal dos estoques, que é muitas vezes negligenciada. 


Busque avaliar a qualidade da informação que está sendo transmitida para a fiscalização, identificar oportunidades de melhoria nos arquivos e fazer alterações necessárias na operação para que o problema não continue ocorrendo.


Procure soluções tecnológicas para facilitar esse acompanhamento e garantir segurança para sua empresa.


A Destock oferece serviço completo de Compliance de Estoques atuando desde a identificação de divergências no estoque fiscal até a correção dos dados nos arquivos fiscais e otimização dos processos internos.


Quer saber mais? Mande uma mensagem para um de nossos consultores no rodapé desta página!

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