Multas de ICMS: Os 8 principais problemas na gestão de Estoque Fiscal

Problemas estoque fiscal geram multa icms

A Receita dispõe de diversos cruzamentos de informações. Com isso, ela é capaz de detectar todas as inconsistências que podem existir no estabelecimento. Dessa forma, desafios da operação ganham grandes proporções por poderem implicar em multas de ICMS.

A difícil gestão do estoque fiscal é uma das barreiras que mais apresentam riscos para varejistas e atacadistas.

A Destock já analisou mais de 150 mil arquivos SPED tendo como foco a qualidade das informações de estoque fiscal.

Veja aqui os principais motivos para autos de infrações de ICMS no quantitativo de estoque:

  1. Saldos de Produtos Inativos
  2. Itens com mesma descrição e códigos diferentes
  3. Produtos com fragrâncias ou sabores
  4. Problemas com fator de conversão entre unidades de medida (0220)
  5. Utilização de CFOP indevido/incorreto
  6. Falta de Registro de Perdas e Roubos
  7. Movimentação interna não registrada
  8. Falta de lançamento de notas fiscais

1) Saldos de Produtos Inativos

Ao tomar a decisão de deixar de comercializar certo produto, é essencial que a baixa em seu estoque remanescente seja registrada fiscalmente e que seu código de cadastro se torne inativo para evitar novas movimentações. Se isso não for feito da maneira correta, ao não registrar saldo do produto no Bloco H, a fiscalização entende que houve omissões de saída, gerando risco de multas de ICMS.

Verifique e valide os saldos dos produtos que não são mais comercializados para evitar notificações em seu SPED Fiscal.

2) Itens com mesma descrição e códigos diferentes

O cadastro de itens iguais em códigos diferentes causa um grande descontrole no estoque. Isso significa que certo item pode entrar com um código e ser vendido com outro. Dessa forma, são geradas omissões de entrada em um código e de saída em outro. Além disso, os saldos segundo as movimentações diferem do saldo final informado no Bloco H.

Essa situação comumente é originada no cadastro de produtos – geralmente por problemas com o fornecedor – ou por problemas no próprio sistema de gestão.

Para evitar essa situação, deve ser feita uma verificação e, em seguida, o saneamento do cadastro de produtos no sistema de gestão.

É importante destacar que essa verificação idealmente deve ser feita diretamente no SPED gerado pelo ERP, ou seja, com as informações que serão enviadas ao Fisco. Dessa forma, é possível identificar com maior facilidade potenciais problemas de integração, por exemplo.

3) Produtos com fragrâncias ou sabores

No caso da venda de produtos com fragrâncias ou sabores, como sucos em pó, é comum de determinado item ser vendido no código de um semelhante mas com sabor diferente. Esse tipo de ocorrência gera omissões de entrada e saída.

É importante saber que, para a fiscalização, pouco importa o sabor do produto. Essa informação é gerencial. Ou seja, se tratando de produtos com a mesma descrição, valor e tributação, tais códigos podem ser unificados no SPED, evitando omissões.

4) Problemas com fator de conversão entre unidades de medida (0220)

Ao cadastrar os produtos é sempre necessário se atentar ao fator de conversão (registro 0220) utilizado.

É importante que caso um produto seja cadastrado com determinada unidade de medida, ele seja vendido da mesma forma. Alguns estabelecimentos colocam o mesmo produto com unidades diferentes (por exemplo: caixa e unidade, ou m² e mm²), gerando problemas.

Por solicitação do fisco, é recomendado que seja utilizada a menor unidade possível. Por exemplo, ao cadastrar uma caixa de refrigerante que contém 12 latas, é recomendado usar um fator de conversão que converta, no sistema, a caixa em 12 unidades. Dessa forma diminuindo o risco de gerar omissões e ocasionar multas de ICMS devido, por exemplo, a um cliente que abriu a caixa e levou apenas uma lata separadamente.

5) Utilização de CFOP indevido/incorreto

O cadastro do CFOP correto da movimentação é essencial para apuração do estoque fiscal. O CFOP deve estar sempre de acordo com a finalidade da movimentação.

Existem CFOPs que não movimentam estoque como, por exemplo, códigos de uso e consumo como o 1556. A comercialização de um item cujo registro de entrada foi feito com CFOPs desta natureza irá acarretar omissões de entrada no Bloco H.

Da mesma forma, o consumo interno de produtos com entrada realizada por CFOPs que movimentam estoque, terá como consequência a geração de omissões de saída no final do exercício fiscal.

6) Falta de Registro de Perdas e Roubos

O tratamento fiscal de produtos que sofrem com perdas ou roubos pode ser complexo pela dificuldade de acompanhamento.

Produtos que não serão comercializados por sofrerem com, por exemplo, o fim de sua vida útil, danos quando manipulados ou furtos, devem ter o devido registro fiscal. A ausência desse registro gera omissões de saída que em larga escala podem representar grandes riscos. Ressalta-se, portanto, a necessidade do monitoramento do quantitativo de estoque real em comparação com o estoque fiscal documentado.

Produtos com baixa vida útil e alto índice de roubos devem ser bem acompanhados e gerenciados para evitar ainda mais problemas com autos de infrações.

7) Movimentação interna não registrada

Toda movimentação, mesmo que de produtos dentro do mesmo CNPJ, deve ser registrada fiscalmente. Isso porque caso ocorra alteração da finalidade de um produto como, por exemplo, um produto destinado a venda que excepcionalmente será destinado a uso interno e o registro de saída deste produto não for realizado, é gerada uma omissão de saída.

Essa é uma situação relativamente comum em estabelecimentos onde, além da venda do produto acabado, também ocorre a produção de itens, como alimentos. Na falta de material para industrialização, itens originalmente direcionados para venda são usados. Sem o devido registro, a fiscalização pode interpretar como omissão de saída e gerar multas de ICMS.

Toda movimentação interna deve ser registrada com o devido CFOP de acordo com cada situação. Para facilitar o registro da entrada e saída da mercadoria é ideal que se parametrize o sistema de gestão para que toda vez que aconteça uma movimentação interna, seja gerado o registro fiscal correspondente.

8) Falta de lançamento de notas fiscais

Comumente, esse tipo de problema acontece por dois motivos:

  • Notas emitidas por fornecedores sem o conhecimento do destinatário;
  • Alta demanda dos profissionais que recebem as mercadorias.

Para evitar que fornecedores emitam notas sem seu conhecimento, torna-se vital o cruzamento de informações entre tudo que foi emitido contra sua empresa e o que realmente entrou em estoque.

No caso da alta demanda de trabalho, notas fiscais de entrada podem não ser lançadas no sistema de gestão. A ausência dessa obrigação acessória é grave e difícil de ser identificada antes de gerar omissões. Então, destaca-se a necessidade da organização dos processos de entrada de mercadoria para evitar que isso aconteça.

O que pode ser feito para evitar problemas no Estoque Fiscal

Percebe-se que os principais motivos para multas de ICMS ou autuações aplicadas nos estoques são gerados na operação ao longo do exercício. Para evitar tais efeitos, é muito importante acompanhar continuamente a realidade fiscal dos estoques, que é muitas vezes negligenciada. 

Busque avaliar a qualidade da informação que está sendo transmitida para a fiscalização, identificar oportunidades de melhoria nos arquivos e fazer alterações necessárias na operação para que o problema não continue ocorrendo.

Procure soluções tecnológicas para facilitar esse acompanhamento e garantir segurança para sua empresa.

A Destock oferece serviço completo de Compliance de Estoques atuando desde a identificação de divergências no estoque fiscal até a correção dos dados nos arquivos fiscais e otimização dos processos internos.

Quer saber mais? Mande uma mensagem para um de nossos consultores no rodapé desta página!

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