Apesar de ser pouco comentado abertamente, notificações e multas de ICMS relacionadas a omissão de entrada e saída de mercadorias são extremamente comuns. Segundo levantamento do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), são realizadas mais de 192 mil autuações de ICMS por ano e 80% delas são em grandes empresas. Portanto, você não está só.

Mesmo as operações mais cuidadosas podem enfrentar desafios fiscais, como notificações ou autos de infrações. Existem diversos problemas que fazem com que dados de estoque impactem diretamente a área fiscal. Na maioria dos casos, autuações deste tipo acontecem não devido a sonegação, mas sim devido a erros nas obrigações acessórias por diferenças entre estoque fiscal e real.

O maior problema é que, como o assunto não é comentado com frequência, pouco se sabe sobre o que fazer para atender a fiscalização e derrubar multas de ICMS referentes à estoque. Com isso, empresas cometem erros comuns e não obtêm sucesso em sua defesa.

Neste artigo, exploraremos algumas medidas essenciais que devem ser tomadas ao receber uma notificação ou multa desse tipo.

1) Use tecnologia para identificar onde estão as omissões de entrada e saída de mercadorias

Ao receber uma notificação de ICMS relacionada à omissão de entradas ou saídas de mercadorias, é vital verificar a cobrança da fiscalização. Uma ação importante é realizar o Levantamento Quantitativo Financeiro Diário (LEQFID) dos produtos para identificar possíveis erros nas obrigações acessórias. Tais erros podem indicar que não houve sonegação.

No entanto, coletar essas informações é um grande desafio. Saber o que e onde procurar dentro do sistema de gestão é o primeiro dos problemas. Ainda, buscar essas informações leva muito tempo, gerando riscos de não cumprir o prazo estipulado pela fiscalização. Por fim, para levantar a movimentação real de mercadorias e identificar possíveis erros nas obrigações acessórias é necessário fazer cruzamentos de dados entre códigos, CNPJs ou outros fatores.

Portanto, a tecnologia desempenha um papel crucial na gestão fiscal no varejo.

Existem sistemas softwares especializados e empresas que podem ajudar a identificar discrepâncias, erros e omissões nos registros fiscais.

2) Conheça aspectos da operação

Um profundo conhecimento das operações do varejo é fundamental para lidar com notificações de ICMS. Isso envolve compreender a dinâmica do negócio, os produtos comercializados, os fornecedores, os clientes e os processos logísticos. Dessa forma, identificar possíveis razões para problemas nas obrigações acessórias fica mais fácil. Portanto,, a equipe fiscal e jurídica precisa:

  • Entender os Processos: Conheça os fluxos de mercadorias, desde o recebimento até a venda. Esteja ciente das etapas-chave em que podem ocorrer erros.
  • Mapear os Fornecedores: Mantenha um registro atualizado de todos os fornecedores, acompanhando suas notas fiscais e entregas.
  • Entender estratégias comerciais: Conheça como o setor comercial pensa em suas ações de compras e vendas. Promoções, formação de kits para vendas e outras iniciativas possuem impacto fiscal direto.

3) Trabalhe com equipes de diversos setores

A gestão fiscal não é uma tarefa isolada. Ou seja, colaboração entre diferentes departamentos é fundamental para evitar problemas fiscais. Ao receber uma notificação de ICMS, envolva equipes de diversos setores da empresa para resolver o problema de forma eficaz:

  • Financeiro: Trabalhe em estreita colaboração com a equipe financeira para identificar e retificar erros de contabilidade fiscal.
  • Logística e Compras: A equipe de logística e compras pode fornecer informações vitais sobre as mercadorias que entram na empresa. Mantenha uma comunicação regular para evitar omissões. É importante conscientizar os setores dos impactos fiscais que suas ações possuem na companhia.
  • Tecnologia da Informação: A equipe de TI desempenha um papel importante na implementação de soluções tecnológicas para a gestão fiscal. Garanta que eles estejam alinhados com as necessidades fiscais.
  • Prevenção de Perdas: O time de Prevenção de Perdas pode ser um grande aliado ao setores fiscais e jurídicos. Isso porque autos de infrações representam perdas legais e devem ser contemplados em suas metas. Além disso, a equipe de Prevenção de Perdas possui ações transversal e comunicação com diversos setores, podendo contribuir com a comunicação.

Conheça a Destock e derrube autos de infrações de ICMS por omissão de entrada e saída de mercadorias

Receber uma notificação ou multa de ICMS relacionada à omissão de entradas e saídas de mercadorias no varejo pode ser um desafio, mas com as medidas adequadas, é possível resolver a situação de forma eficaz. O uso de tecnologia, a compreensão profunda das operações e a colaboração entre diferentes setores da empresa desempenham um papel fundamental na gestão fiscal bem-sucedida. Lembre-se de que a conformidade fiscal é uma parte crítica da saúde financeira de qualquer negócio no varejo, e abordar as notificações de ICMS de forma eficaz é essencial para o sucesso a longo prazo.

Para te apoiar nesse momento, a Destock conta com tecnologia de ponta e equipe experiente com amplo conhecimento em operação de varejo e atendimentos à fiscalização. Conheça mais sobre a Destock. Clique aqui e marque uma conversa.